제안 프로세스와 PDCA

회사 업무중에 제안 프로세스와 PDCA에 대한 것을 공부하게 되어 정리하여 포스팅한다.

제안 프로세스

RFI(Request For Information)란?

발주자가 프로젝트 계획 및 수행에 필요한 정보를 수집하기 위해 복수의 공급업체에 요청하는 정보요청서

RFI 목적

• 공급업체의 업무현황 및 수행능력을 개략적으로 파악하여 후보업체를 1차적으로 선정

• 발주자에게 필요한 각종 기술에 대한 이해도를 높일 수 있는 기회 제공

RFP(Request For Proposal)란?

발주자가 자사의 정보시스템을 구축하기 위해 필요한 요구사항을 체계적으로 정리하여 공식적으로 제안을 요청하는 문서

RFP 작성 사항

• 사업 개요
• 제안 프로젝트 일정
• 정보 요구 내역
• 기술적 환경 정의
• 제안서 관련 요구사항

제안서란?

발주자 측의 제안 요청서나 현안 문제에 대한 해결방안을 제시하고, 그와 관련된 제반 조건 및 정보기술, 지원내용 등을 제시함으로써 수주를 실현할 수 있도록 하는 제안자의 공식문서

제안서 작성 내용

• 제안의 개요 : 제안서의 내용을 개략적으로 작성
• 제안 내용 : 프로젝트 관리방안, 프로젝트 수행방안 등
• 제안업체 일반 : 매출, 인력, 주 사업, 재무구조, 보유기술, 유사작업 수행현황 등
• 가격제안 : 별도 밀봉

제안서 작성 절차

1. 제안전략 수립

   • 고객분석

   • 경쟁사분석

   • 자사전략분석

2. 제안계획 수립

   • 제안 일정/조직 구성

   • RFP 분석/전략 수립

   • 제안서 Outline 작성

   • 요구사항 Checklist

   • Keyword 작업 : 자사의 강점을 정리

   • Library 활용 : 유사 프로젝트의 제안서 참조

   • 제안 작성표준 결정

3. 제안서 개발

   • 스토리보드 작성

   • 분야별 작성/검토

4. 제안서 전달

   • 발표전략수립
   • 사후 활동

PDCA란?

Plan - Do - Check - Action의 앞글자를 딴 경영분석도구이다.

각 사이클의 구성요소를 살펴보면 아래와 같다.

1. Plan(계획)

   목표나 방침을 분명히해서 실현가능한 계획을 세운다.

   POINT : 목표를 구체화, 수치화하여 과제를 해결하기 위한 방안을 한눈에 보이도록 만든다.

2. Do(실행)

   계획에 따라 착실히 실행하면서 계획의 진척도를 측정한다.

   POINT : 방안을 해결하기 위한 행동들로 분해한 뒤 구체적인 임무로 만들어 실행한다.

3. Check(검증)

   성과 달성도 및 방식을 평가하여 성공 또는 실패요인을 검토한다.

   POINT : 달성률을 확인하고 원인을 파악한다(정기적으로 자주 검증한다).

4. Act(개선)

   개선/수정을 통해 반성한 점을 다음 계획에 피드백한다.

   POINT : 개선안을 넘어 발전안까지 다루어본다.

결론적으로 제품 또는 서비스를 개선하고 문제를 해결하기 위한 반복적인 4단계의 접근 방식이다.

How?

각 사이클의 구성요소를 실행하려면 아래와 같은 세부 계획으로 진행한다.

1. Plan(계획)

   1. 목표를 정량화한다 = KGI(Key Goal Indicator)화 한다
      • KGI : 날짜까지 담긴 정량화된 궁극적인 목표 (ex. 2020년 1회 adsp 시험에서 자격증을 취득하겠다)
   2. 목표를 이루기 위해 필요한 과제들을 생각한다 (ex. adsp 이론 정독, 모의고사 풀기)
   3. 과제들을 KPI(Key Performance Indicator)화 한다
      • KPI : 목표에 다가가기 위한 하위 목표의 정량화 (ex. adsp 이론 정독 횟수, 모의고사 점수)
   4. KPI를 달성하기 위한 해결안을 생각한다
   5. 해결안의 우선순위를 매긴다
   6. 계획을 가시화한다(눈에 띄는 곳에 붙여놓기)

2. Do(실행)

   1. 계획을 DO로 바꾼다 (계획단계의 해결안이 구체적이면 이미 반영 되었을 수 있다)

   2. DO의 우선순위를 정하고 할 일을 설계한다

   3. DO를 정량화 한다 = KDI(Key Do Indicator)화 한다(몇 번 반복할지)

   4. DO를 TO DO로 만든다(일정을 정한다)

   5. TO DO의 진척을 확인하면서 실행에 옮긴다

3. Check(검증)

   1. KGI(최종 목표 달성률)의 달성률을 확인한다

   2. KPI(하위 목표 달성률)의 달성률을 확인한다

   3. KDI(행동 계획 달성률)의 달성률을 확인한다

   4. 해내지 못한 요인을 밝혀낸다(3가지 목표의 달성률이 저조한 경우)

   5. 해낼 수 있었던 요인을 밝혀낸다(3가지 목표의 달성률이 좋을 경우)

4. Act(개선)

   1. 검증 결과를 토대로 조정안을 생각한다
      • 최종 목표 수준의 조정
      • 계획의 대폭적인 재검토
      • 해결안, DO, TO DO 수준의 조정
      • 조정이 필요 없다
   2. 조정안에 우선순위를 부여한다
   3. 다음 사이클에 연결한다

요약

구분	내용	결과물
Plan	도달할 목표를 정하고 과제를 생각하고 KPI를 정하고 해결안을 생각한다	최종 목표(KGI), 과제(KPI), 해결안
Do	해결안을 구체화하고 DO를 생각하고 KDI를 정하고 다시 구체적인 TO DO로 만들어 실행한다	DO, KDI, TO DO
Check	KGI, KPI, KDI를 검증하고 할 수 없었던 요인과 할 수 있었던 요인을 압축한다	달성률, 할 수 없었던 요인, 할 수 있었던 요인
Act	검증 결과를 토대로 조정안을 생각한다	조정안